به گزارش روابط عمومی معاونت توسعه، مدیر منابع انسانی دانشگاه در نشست پایش و بررسی وضعیت استقرار سامانه تیکتینگ گفت: در راستای ارتقاء کیفیت خدمات و استفاده از سامانه های جدید، از مهر ماه سال ۱۴۰۴ امکان ارسال تیکت از واحدهای منابع انسانی و کارگزینی به این دو مدیریت و بالعکس فراهم شد.
سعید گنجوی افزود: تاکنون بیش از ۶۰۶۹ تیکت ارسال شده که میانگین مدت پاسخگویی ۱۰ ساعت ۵۳ دقیقه بوده است.
وی اشاره کرد: سامانه تیکتینگ یا «سیستم مدیریت تیکت» ابزاری است برای مدیریت و پیگیری درخواست‌ها، مشکلات یا کاربران در یک سازمان، شرکت یا مرکز خدمات
گنجوی افزود: هر کاربری وقتی مشکلی دارد یا سوالی می‌پرسد، یک “تیکت” ثبت می‌کند؛ این تیکت مثل یک پرونده دیجیتال است که می‌تواند شامل توضیحات، فایل، وضعیت و مکاتبات بین کاربر و کارشناسان پشتیبانی باشد.
وی با بیان اینکه قبل از ایجاد سامانه موارد به صورت تلفنی پاسخ داده می شد یا در شبکه های اجتماعی همکاران گروه داشتند، اظهار کرد: ایجاد سامانه تیکتینگ یکی از الزامات حیاتی برای هر سازمان، شرکت خدماتی، پشتیبانی فنی یا واحد ارتباط با مشتری است.
مدیر منابع انسانی دانشگاه با اشاره به نظم‌دهی به ارتباطات و درخواست‌ها گفت: در حالت سنتی، پیام‌ها از طریق تلفن، مکاتبه یا شبکه‌های اجتماعی به‌صورت پراکنده دریافت می‌شوند و احتمال فراموشی، تکرار یا گم‌شدن وجود دارد، ولی سامانه تیکتینگ باعث می‌شود تمام درخواست‌ها در یک بستر متمرکز ثبت و کد رهگیری منحصر به‌فرد دریافت کنند، تا بررسی، رصد، پاسخ‌دهی و پیگیری منظم باشد.
سعید گنجوی افزود: سیستم تیکتینگ با امکانات دسته‌بندی، اولویت‌بندی و زمان‌بندی پاسخ‌ها کمک می‌کند تیم پشتیبانی بداند چه درخواست‌هایی فوری‌تر هستند و کدام باید توسط هر کارشناس پیگیری شود.
وی افزود: مدیران با استفاده از سامانه تیکتینگ می‌توانند گزارش‌هایی مانند؛ میانگین زمان پاسخگویی، تعداد تیکت‌های باز و بسته‌شده ، عملکرد هر کارشناس و میزان رضایت مشتریان را به‌دست آورند و برای بهبود فرآیند خدمات تصمیم‌گیری داده‌محور داشته باشند.
وی تصریح کرد: ایجاد سامانه تیکتینگ نه تنها یک ابزار اجرایی است، بلکه یک استراتژی مدیریتی مهم برای بهبود تجربه مشتری، بهره‌وری عملیاتی و شفافیت در ارتباطات سازمانی محسوب می‌شود.
گنجوی اشاره کرد: سامانه ی تیکتینگ، در حال حاضر داخل شبکه ی دانشگاه است و فقط همکاران دسترسی به ایجاد تیکت دارند و با توجه به دسترسی که دارند می توانند گروه مورد نظر را انتخاب کنند و تیکت ثبت کنند تا درخواستشان طبق فرآیند به کارشناس مربوطه ارسال شود.
وی افزود: کارشناس تیکت را بررسی می کند و کاری که خواسته شده را انجام می دهد و دکمه ی تایید انجام کار را می زند و توضیحات مورد نیاز را ارائه می دهد.
گفتنی است در این نشست، وضعیت ارسال تیکت ها مانند تعداد ارسالی، تعداد پاسخگویی هر واحد، زمان پاسخگویی، مشکلات موجود، دستاوردهای موفق و نقاط قوت و ضعف بررسی و ارزیابی شد.
در این جلسه، دکتر کاوه نوحی مدیر توسعه سازمان و تحول اداری و کارشناسان مربوطه نیز حضور داشتند.
همچنین، مهندس اشرف ژاله، کارشناس نرم‌افزار مدیریت آمار و فناوری اطلاعات، ضمن ارائه گزارش، پیشنهادات همکاران را جهت بهبود سامانه دریافت کردند.